E-Mail, De-Mail, Virtuelle Poststelle, E-Rechnung, Verschlüsselung
Nach den verwaltungsrechtlichen Vorschriften (§ 3a Verwaltungsverfahrensgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen – VwVfG NRW) ist die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation im Verwaltungsverfahren möglich, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat.
Gemäß § 126a BGB gilt entsprechendes im Privatrecht.
Der elektronische Zugang (die Übermittlung elektronischer Dokumente) zur Kreisverwaltung Kleve für eine rechtsverbindliche elektronische Kommunikation zwischen Bürgerinnen, Bürgern, juristischen Personen des privaten und öffentlichen Rechts und der Kreisverwaltung im Sinne des § 3a VwVfG ist eröffnet.
Die auf dieser Seite genannten Möglichkeiten gelten nur für die Kommunikation mit der Kreisverwaltung Kleve und nicht für Verweise auf Angebote von Dritten wie zum Beispiel anderen Behörden oder Institutionen. Werden im Zuge der Umsetzung von E-Government-Anwendungen abweichende oder weitere Möglichkeiten eröffnet, werden Sie an dieser Stelle beziehungsweise in geeigneter Weise informiert. Sollten Sie noch nicht die Technik der elektronischen Kommunikation nutzen, können Sie wie bisher auf papiergebundene Kommunikation zurückgreifen.
Der Kreis Kleve bietet die Möglichkeit der elektronischen Kommunikation unter folgenden Rahmenbedingungen:
Einfache Anliegen, allgemeine Mitteilungen
Für alle Ihre Mitteilungen in dieser Rubrik, in der Sie uns keine sensiblen Daten schicken oder für die wir keine Unterschrift von Ihnen brauchen, können Sie uns eine E-Mail an die Adresse info@kreis-kleve.de senden. Bitte geben Sie im Betreff an, worum es genau geht, damit die E-Mail an die zuständige Sachbearbeitung weitergeleitet werden kann. Darüber hinaus sind im Internet weitere E-Mail-Adressen einzelner Mitarbeiter/innen oder Sachgebiete angegeben, die für eine direkte Kommunikation verwendet werden können. Informationen zu Dateianhängen finden Sie weiter unten. Bitte beachten Sie die Hinweise zum Datenschutz.
Mitteilungen, die schützenswerte Informationen beinhalten
Für alle Mitteilungen, die schützenswerte Informationen beinhalten, wie zum Beispiel persönliche Daten, sollten Sie ein besonderes E-Mail-Konto einrichten: Das sogenannte De-Mail Konto. Das können Sie in der Regel bei Ihrem Mailanbieter beantragen. De-Mails werden von den De-Mail Anbietern verschlüsselt versandt. Auf dem Weg von Ihnen zur Kreisverwaltung können diese Mails nicht von Hackern verändert werden. Der Übertragungsweg ist also deutlich sicherer. De-Mails können Sie von Ihrer persönlichen De-Mailadresse ausschließlich an andere De-Mailadressen senden, nicht an "normale" E-Mailadressen. Die De-Mailadresse der Kreisverwaltung lautet info@kreis-kleve.de-mail.de. Informationen zu Dateianhängen finden Sie weiter unten.
Rechtsverbindliche elektronische Kommunikation, die eine eigenhändige Unterschrift erfordert oder Rechtsfristen in Gang setzt
Manche Anträge, aber auch andere Schriftstücke, wie zum Beispiel Widersprüche, müssen eigenhändig unterschrieben sein. Diese eigenhändige Unterschrift kann durch folgende digitale Möglichkeiten gleichwertig ersetzt werden:
- De-Mail: Näheres zur De-Mail können Sie im vorigen Kapitel nachlesen. Für eine rechtsverbindliche Kommunikation muss die De-Mail mit Absenderbestätigung (Versandoption "absenderbestätigt") übersandt werden. Das bedeutet, dass der De-Mail-Anbieter bestätigt, dass es auch wirklich Sie sind, die/der diese De-Mail an die Kreisverwaltung sendet. Dafür können Sie keine pseudonyme De-Mail-Adresse (also eine, in der Ihr Name nicht lesbar ist,) verwenden. Die De-Mailadresse der Kreisverwaltung lautet info@kreis-kleve.de-mail.de. Die Gesamtgröße der De-Mail darf 20 MB nicht überschreiten.
- E-Mail mit qualifizierter elektronischer Signatur, die Sie bei einem zertifizierten Diensteanbieter beantragen können. Beachten Sie bitte weiter unten die Ausführungen zu den Zertifizierungsanbietern und zu den Möglichkeiten der Verschlüsselung. E-Mails mit elektronischer Signatur senden Sie bitte ausschließlich an die Virtuelle Poststelle über die E-Mailadresse vps@kreis-kleve.de.
- In einigen Online-Anträgen kann die eigenhändige Unterschrift durch die Nutzung des neuen Personalausweises mit eiD-Funktion, also einer Online-Authentifizierung, ersetzt werden.
Dateianhänge
Falls Sie Dateianhänge an die Verwaltung senden möchten, beachten Sie bitte, dass der Kreis Kleve nicht alle Dateiformate unterstützen kann. Bitte verwenden Sie nur folgende Formate:
- Microsoft Word bis Version 2016 ohne Makros (.docx)
- Microsoft Excel bis Version 2016 ohne Makros (.xlsx)
- Adobe Acrobat Version DC (.pdf)
- Rich Text Format (.rtf)
Im Einzelfall kann hiervon, nach vorheriger Abstimmung, abgewichen werden. Sollten Sie uns Dateien in anderen Formaten zusenden, kann es passieren, dass diese aus Sicherheitsgründen gelöscht werden. Wenn Ihre E-Mail nicht verarbeitet werden kann, werden Sie schnellstmöglich darüber informiert.
Die Gesamtgröße der eingehenden E-Mails ist auf 20 MB begrenzt. Größere E-Mails werden automatisch abgelehnt.
Weitere Informationen zur qualifizierten elektronischen Signatur - Virtuelle Poststelle - Verschlüsselung
Wenn Sie die qualifizierte elektronische Signatur nutzen und eine Mail an die Virtuelle Poststelle senden, können Sie zur Sicherung der Vertraulichkeit Ihrer Mitteilungen die Nachricht verschlüsseln. Dies wird insbesondere bei der Übertragung von personenbezogenen Daten empfohlen. Folgende Verschlüsselungsverfahren werden seitens der Kreisverwaltung Kleve unterstützt:
S/MIME
Für die Verschlüsselung benötigen Sie einen sogenannten öffentlichen Schlüssel.
Dieser steht unter folgendem Link zum Herunterladen bereit:
| Virtuelle Poststelle: | Öffentlicher Schlüssel (Base64) | |
| Virtuelle Poststelle: | Öffentlicher Schlüssel (Binär) |
Sollten bei der Entschlüsselung Schwierigkeiten auftreten, so werden Sie seitens der Kreisverwaltung über die damit verbundenen Konsequenzen informiert.
Zertifizierungsanbieter
Die Kreisverwaltung Kleve kann zur Zeit Signaturen folgender Zertifizierungsanbieter (Trust Center) auf Echtheit und Gültigkeit prüfen:
- S-Trust
- Datev eG
- D-Trust
- TeleSec
- TC Trust Center
- Deutsche Post Com
Wir bitten um Verständnis, dass wir derzeit Signaturen anderer Anbieter nicht zulassen können. Sofern Sie andere Signaturen als die vorstehend genannten verwenden, wird die Schriftform dadurch nicht ersetzt.
Sollten Sie Fragen zur Verschlüsselung und/oder elektronischen Signatur haben, wenden Sie sich bitte an:
Abteilung 1.2 – Zentrale Dienste
Team Verwaltungsdigitalisierung
Elektronische Rechnung
Für die elektronische Rechnung benötigen Sie die Leitweg-ID der Kreisverwaltung Kleve
Leitweg-ID: 051540036036-31001-70
Rechnungen im PDF-Format
Digitale Rechnungen im PDF-Format können Sie an folgende Email-Adresse senden: